Ajans Değiştirirken Kaynak Dosyalar ve Haklar

Yıllarca birlikte çalıştığınız ajansla yollarınızı ayırdığınızda elinizde çoğu zaman yalnız PDF ve JPG dosyaları kalır. Logonun, ambalajın ve kampanyaların düzenlenebilir hâlleri, kullanılan lisanslar ve dijital hesaplar ajansta kalırsa, yeni ajansla sıfırdan başlamak ve hak tartışmalarıyla uğraşmak zorunda kalabilirsiniz.

Ayrılık kararından önce envanter çıkarın

Bir zeytinyağı markasının yöneticisi, yeni bir ajansla çalışmaya karar verdiğinde ilk olarak mevcut ajanstan 'bütün dosyaları' ister. Ajans bir bağlantı gönderir: içinde logonun baskıya hazır bir PDF'i, ambalajların düşük çözünürlüklü görselleri ve kampanya afişlerinin JPG hâlleri vardır. Yeni ajans ise logonun vektörel çizimini, ambalajın katmanlı tasarım dosyalarını, kullanılan yazı tiplerinin adlarını ve fotoğrafların orijinallerini ister. Bu noktada yönetici, sözleşmede açık dosya teslimine dair tek bir hüküm olmadığını fark eder. Ayrılık kararını ajansa bildirmeden önce, hangi işlerin yapıldığını gösteren bir envanter hazırlamak bu nedenle ilk adımdır.

Envantere logo ve kurumsal kimlik unsurları, ambalaj ve etiket tasarımları, web sitesi ve arayüz tasarımları, kampanya görselleri ve reklam filmleri, fotoğraf ve video çekimleri, sosyal medya şablonları ve yazılmış metinler dahil edilmelidir. Her kalem için hangi dosya biçiminin gerektiği yanına not edilir: vektörel çizim, katmanlı görüntü dosyası, tasarım aracının kendi proje dosyası, video projesinin montaj dosyası ve ham çekimler gibi. Bu liste, ajansla yapılacak ayrılık görüşmesinin gündemini oluşturur ve eksik teslimin sonradan fark edilmesini önler. Liste, eski faturalar ve iş emirleriyle karşılaştırılarak kontrol edilirse gözden kaçan iş kalma ihtimali belirgin biçimde azalır.

Dosyayı almak ile hakkı almak aynı şey değildir

Kaynak dosyaların teslim edilmesi, üzerlerindeki hakların size geçtiği anlamına gelmez. Sipariş üzerine yapılan işlerde mali haklar, sözleşmeyle devredilmedikçe eser sahibinde kalır. Ajansın ürettiği logo, illüstrasyon, fotoğraf ve metinler de bu kurala tabidir. Ajansa yaptırdığım logonun hakkı kimin sorusunu ele alan rehber, bu kuralın uygulamadaki sonuçlarını ayrıntılı olarak anlatır. Mevcut sözleşmenizde açık bir devir hükmü yoksa, ayrılık sürecinde ayrı bir devir belgesi imzalanması gerekir. Bu belge, ayrılığın en önemli hukuki çıktısıdır ve teslim edilen dosyalar kadar dikkatle hazırlanmalıdır. Özellikle ambalaj ve logo gibi uzun süre kullanılacak işlerde bu eksiklik ileride büyük sorun çıkarabilir.

Devir belgesi yazılı olmalı ve işleme, çoğaltma, yayma, temsil ve umuma iletim gibi mali haklar tek tek sayılmalıdır. Devrin süre ve yer bakımından sınırsız olup olmadığı, yani bütün dünyada ve hak süresince geçerli olup olmayacağı da açıkça belirtilmelidir. Hangi eserlerin devredildiği ise genel bir ifadeyle değil, envanterdeki kalemlere atıfla sayılmalıdır. Ajans bünyesinde çalışan tasarımcıların ya da ajansın dışarıdan çalıştırdığı serbest illüstratörlerin haklarının ajansa geçip geçmediği de sorulmalıdır; ajans kendisinde olmayan bir hakkı size devredemez. Bu nedenle ajanstan, alt yüklenicilerle yaptığı devir belgelerinin de teyit edilmesini istemek yararlıdır.

Ajansın adına açılmış hesaplar ve lisanslar

Ajans ilişkilerinde sık rastlanan bir sorun, markaya ait dijital varlıkların ajans adına açılmış olmasıdır. Alan adı ajansın hesabına kayıtlı olabilir, sosyal medya hesaplarının yönetici yetkisi yalnız ajans çalışanlarında bulunabilir, reklam hesapları ve ödeme bilgileri ajansa bağlı olabilir. Ayrılıktan önce bütün bu hesapların sahipliğinin şirketinize aktarılması, yetkilerin yeniden düzenlenmesi ve ajans çalışanlarının erişimlerinin kaldırılması gerekir. Sosyal medya hesap adı koruma konusunu inceleyen rehber, hesapların marka hukuku açısından nasıl güvenceye alınabileceğini açıklar. Bu aktarımlar, dosya tesliminden önce tamamlanırsa süreç çok daha sorunsuz ilerler.

Lisanslar da benzer bir risk taşır. Kampanyalarda kullanılan stok fotoğraflar, müzikler ve yazı tipleri çoğu zaman ajans adına lisanslanmıştır. Bu lisansların bir kısmı yalnız ajansın ilgili projede kullanımını kapsar ve size devredilemez. Ayrılıktan sonra aynı görselleri ve yazı tiplerini kullanmaya devam etmek istiyorsanız, lisansların devredilip devredilemeyeceği ya da sizin adınıza yeniden alınması gerekip gerekmediği kontrol edilmelidir. Ajans markanızı sizin adınıza değil de kendi adına başvuruya konu ettiyse, bu durum ayrıca ve öncelikli olarak ele alınmalıdır; marka başvurusu veya tescili ajans adına kalmış bir marka, ayrılığın en ciddi sorunu olabilir.

Ayrılık görüşmesi ve sonraki sözleşmeler

Ayrılık görüşmesini sakin ve belgeye dayalı yürütmek, sürecin anlaşmazlığa dönüşmesini önler. Envanter listesi, teslim edilecek dosya biçimleri, devir belgesi taslağı ve hesap aktarımı adımları görüşmenin gündemini oluşturmalıdır. Varsa ödenmemiş faturalar, teslimin koşulu olarak masaya gelebilir; bu nedenle cari hesabın mutabakatını da aynı süreçte tamamlamak yararlıdır. Ajansın, sizin için ürettiği ancak kullanılmayan tasarım önerilerini başka müşterilere sunup sunamayacağı da konuşulmalıdır; ajansın logoyu başkasına satması gibi sorunlar tam da bu belirsizlikten doğar. Görüşmede varılan her mutabakatın e-posta ile yazılı teyidini almak, sonradan doğabilecek 'böyle konuşmamıştık' tartışmalarını önler. Teslim tarihlerini de aynı yazışmada belirlemek yararlıdır.

Yeni ajansla yapacağınız sözleşmede aynı sorunu yaşamamak için baştan önlem alın. Sözleşmeye, her işin tesliminde düzenlenebilir kaynak dosyaların da teslim edileceğini, mali hakların ödeme ile birlikte yazılı olarak devredileceğini, bütün hesap ve alan adlarının sizin adınıza açılacağını ve lisansların mümkün olduğunca sizin adınıza alınacağını yazdırın. Sözleşme sona erdiğinde uygulanacak teslim prosedürünü de önceden belirleyin. Her ajans ilişkisinin geçmişi, sözleşme yapısı ve üretilen işlerin türü farklı olduğundan, ayrılık sürecinde hangi belgelerin gerektiği somut ilişki üzerinden ayrıca değerlendirilmelidir. Bu hükümler ilişkinin başında konuşulduğunda çoğu ajans tarafından doğal karşılanır.

İyi bir ayrılık, iyi bir devir belgesiyle olur

Ajans değiştirmek, markanızın görsel mirasını bir yerden alıp başka bir yere taşımak demektir. Bu taşıma, yalnız dosyaların değil hakların, hesapların ve lisansların da eksiksiz aktarılmasını gerektirir. Envanter hazırlamak, açık dosyaları biçimleriyle birlikte istemek, haklarını tek tek sayan yazılı bir devir belgesi almak ve dijital hesapları kendi adınıza geçirmek, yeni ajansla temiz bir sayfa açmanızı sağlar. Aynı kuralları yeni sözleşmeye baştan yazmak ise bir sonraki ayrılığı kolaylaştırır.

Sıkça Sorulan Sorular

Ajans kaynak dosyaları teslim etmek zorunda mı?

Bu, büyük ölçüde sözleşmenize bağlıdır. Sözleşmede açık dosya teslimi düzenlenmişse ajans bu yükümlülüğe uymalıdır. Düzenleme yoksa teslim ve devir koşulları ayrılık sürecinde müzakere edilir. Bu nedenle yeni sözleşmelerde kaynak dosya teslimini açıkça yazdırmak önemlidir. Teslimin hangi biçimde yapılacağı da belirtilmelidir.

Ödeme yaptığım işlerin hakları otomatik olarak bana mı geçer?

Hayır. Sipariş üzerine yapılan işlerde mali haklar, sözleşmeyle devredilmedikçe eser sahibinde kalır. Ödeme yapılmış olması tek başına devir anlamına gelmez. Devir yazılı olmalı ve hangi hakların devredildiği tek tek belirtilmelidir; sözleşmenizde bu hüküm yoksa ayrı bir devir belgesi gerekir.

Ajans markamı kendi adına tescil ettirmişse ne yapabilirim?

Bu durumda markanın size devri için ajansla görüşülmesi ilk adımdır. Anlaşma sağlanamazsa, ajansın temsilci veya vekil sıfatıyla izinsiz başvuru yapmasına karşı öngörülen hukuki yollar değerlendirilebilir. Süreler önem taşıyabileceğinden, durumu fark ettiğiniz anda uzman desteği almanız önerilir.