Vekille İlk Görüşmeye Nasıl Hazırlanılır?

Vekille yapılan ilk görüşme, başvurunun kapsamını, stratejisini ve bütçesini belirler. Görüşmeye iyi hazırlanmış olarak gitmek, hem zamanı verimli kullanmanızı hem de vekilin size somut öneriler sunmasını sağlar. Bu yazıda yanınızda götürmeniz gereken bilgileri ve sormanız gereken soruları derledik.

Ürün ve hizmet listesi: 'kozmetik' yetmez

Doğal sabun ve cilt bakım ürünleri üreten bir girişimci, vekilin 'hangi ürünler için koruma istiyorsunuz?' sorusuna çoğu zaman 'kozmetik' diye yanıt verir. Oysa marka başvurusu, somut mal ve hizmetler listesi üzerinden yapılır ve bu listenin doğru kurulması korumanın sınırlarını belirler. Görüşmeye bugün satılan ürünlerin ayrıntılı bir listesiyle gidin: katı sabun, yüz serumu, dudak balmı, masaj yağı gibi. Bunun yanında önümüzdeki birkaç yılda eklemeyi düşündüğünüz ürünleri, örneğin mum, oda kokusu veya çevrimiçi cilt danışmanlığı gibi hizmetleri ayrı bir başlık altında yazın.

Satış kanallarınızı ve her kanalın cironuzdaki kabaca ağırlığını da not edin. Ürünleri yalnız kendi internet sitenizden mi, pazaryerlerinden mi, fiziksel mağazalardan mı satıyorsunuz, yoksa başka markalara fason üretim mi yapıyorsunuz? Bu bilgiler, perakende ve çevrimiçi satış hizmetlerinin kapsama alınıp alınmayacağını, hangi sınıfların öncelikli olduğunu belirler. Gereğinden dar bir liste koruma boşluğu bırakır; gereğinden geniş bir liste ise itiraz riskini artırır ve tescilden sonra 5 yıl içinde kullanılmayan kalemler bakımından iptal tartışmasına yol açabilir. Somut listeyle gelen bir müşteriye vekil, bu dengeyi çok daha isabetli kurabilir.

Geçmiş bilgiler: logo, ilk kullanım ve varsa uyuşmazlıklar

Vekilin başvuruyu doğru kurgulayabilmesi için markanın geçmişini bilmesi gerekir. Adı ne zamandan beri kullandığınızı, ilk satış yaptığınız tarihi, sosyal medya hesaplarının ve alan adının ne zaman alındığını gösteren kayıtları yanınıza alın. Logoyu kimin tasarladığını, tasarımcıyla yazılı bir sözleşme yapılıp yapılmadığını da belirtin; serbest çalışan bir tasarımcının hazırladığı logoda mali haklar, yazılı bir sözleşmeyle ve haklar tek tek sayılarak devredilmedikçe tasarımcıda kalabilir. Logonun yüksek çözünürlüklü ve farklı renk seçeneklerindeki dosyaları da görüşmede işe yarar; vekil, logonun renkli mi yoksa siyah beyaz mı başvurulacağına bu dosyalar üzerinden karar vermenize yardım eder.

Daha önce aynı veya benzer adla bir sorun yaşadıysanız, örneğin bir rakipten ihtarname aldıysanız, bir pazaryeri ürününüzü kaldırdıysa ya da sizden önce başvuru yapıldığını fark ettiyseniz, bunu görüşmenin başında paylaşın. Bu bilgileri saklamak ya da önemsiz görüp atlamak, vekilin riskleri eksik değerlendirmesine yol açar. Vekille aranızdaki görüşmeler mesleki gizlilik kapsamındadır; bu nedenle ticari planlarınızı ve olası sorunları açıkça anlatmaktan çekinmeyin. Şirketinizin unvanı, adresi ve başvurunun kimin adına yapılacağı gibi kimlik bilgilerini de hazır bulundurmak, sonraki adımları hızlandırır ve belge eksikliğinden kaynaklanan gecikmeleri önler.

Hedef ülkeler ve takvim

Önümüzdeki dönemde yurt dışına satış yapmayı düşünüyorsanız, bunu ilk görüşmede söyleyin. Hangi ülkelere, hangi kanalla ve hangi takvimle açılmayı planladığınız, başvuru stratejisini doğrudan etkiler. Türkiye'de yapılan marka başvurusuna dayanarak 6 ay içinde diğer ülkelerde başvuru yapılırsa, Türkiye'deki başvuru tarihinden yararlanılabilir. Bu süre kaçırıldığında yabancı başvurular kendi tarihlerinden itibaren değerlendirilir ve arada başka birinin aynı adı başvurma riski doğar. Bu nedenle ihracat planı henüz netleşmemiş olsa bile olası hedef ülkeleri önceden konuşmak, bütçe ve zamanlamayı planlamanıza yardım eder; kesin olmayan hedefler de listeye olasılık olarak eklenebilir.

Hedef ülkelerde ön araştırma yapılıp yapılmayacağı, tek tek ülke başvurusu mu yoksa uluslararası bir sistem üzerinden toplu başvuru mu tercih edileceği gibi sorular da bu aşamada gündeme gelir. Bazı ülkelerde adınızın yerel dilde olumsuz bir anlam taşıyıp taşımadığını kontrol etmek de ihmal edilmemelidir. Görüşmeye, ihracat yapacağınız ülkelerdeki distribütör veya ortaklarınızın bilgilerini de getirmek faydalıdır; distribütörün markanızı kendi adına tescil ettirmesi, uygulamada sık rastlanan ve çözümü uzun süren bir sorundur. Hangi yolun uygun olduğu, ülke sayısı ve ticari öncelikleriniz gibi somut koşullara göre belirlenir.

Patent görüşmesi farklıdır ve vekile sorulacak sorular

Görüşme bir buluş için yapılıyorsa hazırlık başka bir biçim alır. Buluşun hangi sorunu çözdüğünü, mevcut çözümlerden nasıl ayrıldığını ve nasıl çalıştığını anlatan kısa bir teknik not, varsa çizimler ve prototip fotoğrafları hazırlayın. En kritik bilgi, buluşun daha önce bir fuarda sergilenip sergilenmediği, bir makalede yayımlanıp yayımlanmadığı ya da bir müşteriye gösterilip gösterilmediğidir; bu tür açıklamalar yenilik koşulunu etkileyebilir. Buluşu kimlerin geliştirdiğini, bu kişilerin şirketinizin çalışanı mı yoksa dış danışman mı olduğunu da belirtin, çünkü hak sahipliği ve başvuru sahibinin kim olacağı buna göre şekillenir.

Görüşme yalnız bilgi vermek için değil, bilgi almak için de bir fırsattır. Vekile başvuru sürecinin genel işleyişini, hangi aşamalarda sizden karar ya da belge isteneceğini, ücretlendirmenin neleri kapsadığını ve resmî ücretlerin nasıl ayrıca yansıtılacağını sorun; güncel resmî ücretlerin ilgili tarifeden teyit edilmesi gerektiğini de unutmayın. Tebligatların size nasıl ve ne sürede iletileceğini, itiraz ya da ret durumunda nasıl bir yol izleneceğini öğrenin. Görüşmeden sonra konuşulanları, verilen kararları ve sonraki adımları özetleyen kısa bir e-posta istemek, iki tarafın da aynı beklentiyle yola çıkmasını sağlar.

Hazırlıklı bir görüşme, isabetli bir başvuru

Vekille ilk görüşme, başvurunun kaderini belirleyen kararların alındığı toplantıdır. Somut bir ürün ve hizmet listesi, markanın ve logonun geçmişine ilişkin bilgiler, varsa uyuşmazlıklar, hedef ülkeler ve takvim ile buluşlar için açıklama geçmişi hazırlanarak gidildiğinde, vekil size kendi koşullarınıza uygun ve uygulanabilir bir yol haritası sunabilir. Görüşmenin ardından yazılı bir özet istemek, bu yol haritasını kalıcı hâle getirir ve ilerleyen aylarda neyin neden yapıldığını hatırlamanızı kolaylaştırır.

Sıkça Sorulan Sorular

İlk görüşmeye hangi belgeleri götürmeliyim?

Marka için ürün ve hizmet listesi, logo dosyaları, ilk kullanım tarihini gösteren kayıtlar, tasarımcıyla yapılan sözleşme ve şirket bilgileri faydalı olur. Patent için buluşu anlatan teknik not, çizimler ve buluşun daha önce kamuya açıklanıp açıklanmadığına ilişkin bilgiler hazırlanmalıdır.

Yurt dışı planım henüz kesin değilse bunu konuşmalı mıyım?

Evet. Türkiye'deki marka başvurusundan itibaren 6 ay içinde diğer ülkelerde başvuru yapılırsa Türkiye'deki başvuru tarihinden yararlanılabilir. Planlar kesinleşmemiş olsa bile olası hedef ülkeleri önceden konuşmak, bu süreyi kaçırmamanıza ve bütçenizi gerçekçi biçimde planlamanıza yardım eder.

Daha önce yaşadığım bir marka sorununu vekile anlatmalı mıyım?

Anlatmalısınız. Aldığınız bir ihtarname, pazaryerinden kaldırılan bir ürün ya da sizden önce yapılmış bir başvuru, stratejiyi doğrudan etkiler. Vekille görüşmeleriniz mesleki gizlilik kapsamındadır; eksik bilgi, risklerin yanlış değerlendirilmesine ve ileride daha büyük sorunlara yol açabilir.