Vekile Net Talimat Vermek: Onay ve Karar Süreçleri

Marka ve patent dosyalarında pek çok sorun, vekilin bilgisizliğinden değil, müvekkilden gelen talimatın belirsiz, geç ya da sözlü olmasından doğar. İşletmenin içinde kimin karar verdiğini, onayın nasıl iletildiğini ve sürelerin nasıl izlendiğini baştan kurmak, hem dosyayı hem de iki tarafın sorumluluğunu korur.

'Siz ne uygun görürseniz' cümlesinin bedeli

Bir ev tekstili markasının vekili, yayımlanan benzer bir başvuruyu fark edip müvekkile bildiriyor ve itiraz edilip edilmeyeceğini soruyor. Şirketin pazarlama müdürü telefonda 'siz ne uygun görürseniz' diyor; satın alma müdürü ise aynı gün e-postayla 'bütçemiz yok, şimdilik beklemeyelim mi' yazıyor. Vekil iki farklı mesaj karşısında netleştirme istiyor, ama cevap gelmiyor. İtiraz süresi dolduğunda şirket, benzer markanın tescil edildiğini öğreniyor ve vekile neden itiraz edilmediğini soruyor. Bu tabloda kusurun kimde olduğunu tartışmak, kaybedilen fırsatı geri getirmez. Oysa aynı gün yazılı ve tek bir kişiden gelen kısa bir talimat, sonucu tamamen değiştirebilirdi.

Bu tür durumların çoğu, işletmenin içinde kimin karar vereceğinin belirlenmemiş olmasından kaynaklanır. Vekil, dosyayı takip etmek, süreleri bildirmek ve seçenekleri açıklamakla yükümlüdür; ancak itiraz etmek, başvuruyu daraltmak ya da bir kaydı bırakmak gibi kararlar, işletmenin ticari tercihleridir ve müvekkilin iradesine dayanmalıdır. Vekil elbette görüşünü açıkça söylemeli ve hangi seçeneği önerdiğini gerekçesiyle yazmalıdır; ancak son kelime müvekkile aittir. Belirsiz bir 'uygun görün' cümlesi, vekili müvekkil adına ticari karar vermeye zorlar ve sorumluluğun sınırlarını bulanıklaştırır. Hangi durumda vekilin kendi başına hareket edebileceği ise ancak önceden yazılı olarak kararlaştırılmışsa açıktır. Bu yetki alanı, özellikle acil durumlar için önceden ve dar biçimde tanımlanmalıdır.

İyi bir talimatın beş unsuru

Net bir talimat beş unsurdan oluşur. Birincisi, hangi dosyaya ilişkin olduğudur: başvuru ya da tescil numarası, ülke ve marka adı. İkincisi, kararın kendisidir: 'itiraz edin', 'mal listesinden şu ürünleri çıkarın', 'yenilemeyi yapın, şu sınıfı bırakın' gibi. Üçüncüsü, kapsam ve bütçe sınırıdır: resmî ücret ve vekil ücreti dahil hangi tutara kadar onay verildiği. Dördüncüsü, varsa özel koşuldur: 'önce karşı tarafla uzlaşma görüşmesi yapın, sonuç çıkmazsa itirazı sürdürün' gibi. Beşincisi, talimatı veren kişinin adı ve yetkisidir. Bu beş unsurdan biri eksik olduğunda, vekil ya ek soru sormak zorunda kalır ya da talimatı kendi yorumuyla tamamlar; iki durum da zaman kaybettirir.

Bu unsurların yazılı olarak, örneğin e-postayla ve tek bir yetkili kişiden gelmesi, hem vekilin doğru işlem yapmasını hem de ileride bir anlaşmazlık çıktığında neyin istendiğinin kanıtlanmasını sağlar. Telefonla verilen talimatlar, vekil tarafından yazılı bir özetle teyit edilmeli ve müvekkilin bu özete kısa bir onay vermesi istenmelidir. Yetkili kişi izinli olduğunda devreye girecek bir yedek kişinin belirlenmesi de süreli işlemlerde hayati önem taşır. Birden fazla yetkili varsa, hangisinin hangi konularda karar verdiği vekile bildirilmelidir. Ev tekstili markası örneğinde, pazarlama ve satın alma müdürlerinden yalnız birinin talimat yetkisine sahip olduğu vekile yazılı olarak iletilseydi, itiraz süresi boşa geçmezdi.

Süre baskısı altında karar: sessizlik de bir cevaptır

Marka ve patent işlemlerinin çoğu sürelidir: marka başvurusunun yayımına itiraz için 2 ay, tasarım yayımına itiraz için 3 ay gibi süreler bulunur; ret kararlarına itiraz, eksiklik giderme ve yurt dışı cevaplar için de ayrı süreler işler. Bu sürelerin bir kısmı hak düşürücüdür ve kaçırıldığında telafisi mümkün olmayabilir. Ev tekstili markası örneğinde kaçırılan itiraz, bu türden geri dönüşü zor bir kayıptır. Vekil, süreyi bildirirken son cevap tarihini açıkça yazmalı, cevap gelmezse hatırlatma yapmalıdır. Ancak hatırlatmalara rağmen müvekkil sessiz kalırsa, vekilin ne yapacağı önceden kararlaştırılmamışsa, süre çoğu zaman işlem yapılmadan dolar.

Bu nedenle vekillik sözleşmesinde veya ilk yazışmalarda, cevapsız kalınan süreli işlemler için bir varsayılan kural belirlemek yararlıdır. Örneğin yenileme işlemlerinde, açıkça 'bırakın' denmedikçe yenilemenin yapılması; itiraz gibi masraflı işlemlerde ise açık onay olmadan işlem yapılmaması kararlaştırılabilir. Patent yıllık ücretleri için de benzer bir kural konabilir; buluş hâlâ ürünlerde kullanılıyorsa ödemenin yapılması varsayılan kabul edilebilir. Hangi varsayılanın uygun olduğu, işletmenin bütçe politikasına ve portföyün önemine göre değişir. Bu kurallar, somut ilişkinin kendi koşullarına göre yazılmalı ve her iki tarafça imzalanmalıdır. Süre hesaplarında tereddüt varsa, süre kısa ve hak düşürücü olabileceği için gecikmeden teyit edilmelidir.

Sorumluluğun paylaşımı ve kayıt düzeni

Vekil ile müvekkil arasındaki sorumluluk paylaşımı, yazılı talimat düzeniyle netleşir. Vekil, tebligatları zamanında bildirmek, süreleri doğru hesaplamak, seçenekleri anlaşılır biçimde açıklamak ve verilen talimatı eksiksiz uygulamakla yükümlüdür. Müvekkil ise gerekli bilgileri ve belgeleri zamanında sağlamak, karar vermek ve bu kararı açık biçimde iletmekle yükümlüdür. Taraflardan biri yükümlülüğünü yerine getirmediğinde, diğerinin elindeki yazılı kayıt tartışmayı kısaltır. Kullanım delili, vekâletname veya rüçhan belgesi gibi dokümanların geç gönderilmesi, vekilin elindeki süreyi daraltır ve işlemin kalitesini düşürür. Bu nedenle belgelerin hazırlanma sorumluluğu şirket içinde de belirli bir kişiye verilmelidir.

Bu paylaşımın kanıtı, düzenli bir kayıttır. Her dosya için vekilden gelen bildirim, müvekkilin talimatı ve vekilin işlemi tamamladığını gösteren teyit aynı klasörde saklanmalıdır. Vekilin raporlarında hangi kararın hangi tarihte, kim tarafından verildiği görünmelidir. Bu kayıtlar gizlilik kurallarına uygun şekilde tutulmalı ve yalnız yetkili kişilerle paylaşılmalıdır. Dosya numarasını e-posta konusuna yazmak gibi küçük bir alışkanlık bile, yıllar sonra aranan bir yazışmayı bulmayı kolaylaştırır. Yönetim değiştiğinde ya da vekil değiştirildiğinde, bu düzen dosyaların geçmişini anlamayı mümkün kılar. Talimat düzeni, küçük bir işletme için bile birkaç basit kuralla kurulabilir ve dosyaların güvenle ilerlemesini sağlar.

Açık talimat, iki tarafı da korur

Vekil ile müvekkil arasındaki ilişki, iyi niyetin yanında açık bir iletişim düzenine de ihtiyaç duyar. Kimin karar vereceğini belirlemek, talimatı yazılı ve eksiksiz vermek, süreli işlemlerde cevapsız kalmanın sonucunu önceden kararlaştırmak ve tüm yazışmaları dosya bazında saklamak, hem hak kayıplarını hem de sonradan yaşanabilecek sorumluluk tartışmalarını önler. Bu düzen kurulduğunda vekil de müvekkil de kendi rolünü güvenle yerine getirir. İlk adım olarak şirketinizde talimat yetkisine sahip kişiyi bugün belirleyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Vekile telefonla verdiğim talimat geçerli mi?

Telefonla verilen talimat uygulamada kullanılabilir; ancak ileride neyin istendiğinin kanıtlanması zorlaşır. Bu nedenle vekilin telefon görüşmesini yazılı bir özetle teyit etmesi ve müvekkilin bu özeti onaylaması önerilir. Süreli ve masraflı işlemlerde yazılı talimat tercih edilmelidir.

Vekil süreyi bildirdi ama cevap veremedim, ne olur?

Vekil hatırlatma yapmış ve önceden bir varsayılan kural belirlenmemişse, süre çoğu zaman işlem yapılmadan dolar ve bazı hakların telafisi mümkün olmayabilir. Bu nedenle vekillik sözleşmesinde, cevapsız kalınan süreli işlemlerde vekilin nasıl hareket edeceği önceden kararlaştırılmalıdır.

Şirketimizde birden fazla kişi vekile talimat verebilir mi?

Verebilir; ancak hangi kişinin hangi konularda yetkili olduğu vekile yazılı olarak bildirilmelidir. Aksi hâlde birbiriyle çelişen talimatlar gelebilir ve vekil hangi talimatı uygulayacağını bilemez. Tek bir yetkili kişi ve bir yedek belirlemek, süreci en sade hâle getirir.