Şirketler İçin Kurumsal Vekillik Hizmetinin Kapsamı

Yılda bir iki marka başvurusu yapan bir işletme için dosya bazlı çalışma yeterli olabilir; ancak düzenli ürün çıkaran, ihracat yapan ve sözleşmelerle büyüyen şirketler için sürekli bir kurumsal vekillik ilişkisi daha uygun düşer. Bu yazıda böyle bir hizmetin neleri kapsayabileceğini ve sözleşmede nelere dikkat edileceğini anlatıyoruz.

Dosya bazlı çalışmadan sürekli ilişkiye geçiş

Her sezon yeni ürün serisi çıkaran bir atıştırmalık üreticisi düşünün: pazarlama ekibi her ay yeni bir ürün adı, kampanya sloganı ve ambalaj tasarımı üretir, Ar-Ge birimi yeni bir pişirme yöntemi üzerinde çalışır, ihracat birimi yeni bir ülkede distribütörle görüşür. Bu şirkette fikri mülkiyet soruları haftalık ritimde ortaya çıkar. Her soru için ayrı bir dosya açıp ayrı teklif almak hem zaman kaybettirir hem de vekilin şirketin bütününü görmesini engeller. Kurumsal vekillik, bu soruların sürekli bir danışmanlık ilişkisi içinde, şirketi tanıyan bir ekip tarafından yanıtlanmasını sağlar.

Sürekli ilişkinin en büyük faydası, sorunların büyümeden görülmesidir. Pazarlama ekibi yeni ürün adını ambalaj matbaaya gitmeden önce vekile sorduğunda, benzer bir tescilli marka varsa bu, baskı yapılmadan fark edilir. Ar-Ge ekibi buluşunu fuarda sergilemeden önce danıştığında, yenilik kaybı riski önlenir ve başvuru stratejisi fuardan önce kurulur. Dosya bazlı çalışmada ise vekile çoğu zaman sorun ortaya çıktıktan sonra, örneğin bir itiraz ya da ihtarname geldiğinde başvurulur. Hangi modelin uygun olduğu, şirketinizin ürün çıkarma sıklığına, portföy büyüklüğüne ve ihracat yoğunluğuna bağlıdır ve somut durumunuza göre değerlendirilmelidir.

Kapsamın dört ayağı: danışmanlık, portföy, eğitim, sözleşme

Sürekli danışmanlık, günlük soruların hızlı ve yazılı olarak yanıtlanmasını içerir: bir kampanya adının kullanılıp kullanılamayacağı, bir rakibin ambalajının taklit sayılıp sayılamayacağı, internetten bulunan bir görselin katalogda kullanılmasının riskli olup olmadığı gibi. Bu yanıtların yazılı verilmesi, şirket içinde tekrar eden sorular için bir bilgi arşivi de oluşturur. Portföy yönetimi ise mevcut markaların, patentlerin ve tasarımların takibini, yenilemeleri, yıllık ücretleri, bülten izlemeyi ve düzenli raporlamayı kapsar. Bu iki ayak, kurumsal vekilliğin temelini oluşturur ve genellikle hizmet sözleşmesinin çekirdek kısmında yer alır. Yeni başvuruların resmî ücretleri ise ayrıca yansıtılır ve güncel tarifeden teyit edilmelidir.

Üçüncü ayak eğitimdir. Pazarlama, Ar-Ge ve satış ekiplerine yılda bir veya iki kez yapılan kısa ve role özgü eğitimler, vekile gelen soruların niteliğini yükseltir ve birçok hatayı kaynağında önler. Dördüncü ayak ise sözleşme incelemesidir: distribütörlük, fason üretim, ajans, yazılım geliştirme, Ar-Ge iş birliği ve franchise sözleşmelerinde fikri mülkiyet hükümlerinin gözden geçirilmesi. Bir fason üreticinin kalıplar üzerinde hak iddia etmesi ya da bir ajansın logonun haklarını devretmemiş olması gibi sorunlar, bu inceleme sırasında fark edilebilir. Sözleşme incelemesinin kapsamı ve derinliği, hizmet sözleşmesinde ayrıca tanımlanmalıdır.

Hizmet sözleşmesinde netleşmesi gerekenler

Kurumsal vekillik ilişkisinin sağlıklı yürümesi, kapsamın yazılı olarak tanımlanmasına bağlıdır. Sözleşmede hangi işlerin sabit hizmet içinde yer aldığı, hangilerinin ayrıca ücretlendirileceği, soruların hangi kanaldan iletileceği ve makul yanıt süreleri, acil durumlarda kime ulaşılacağı, düzenli raporların içeriği ve sıklığı açıkça yazılmalıdır. Yeni başvurular, itirazlar, yurt dışı işlemler ve dava süreçleri çoğu zaman sabit kapsamın dışında tutulur; bunların nasıl fiyatlandırılacağı baştan konuşulmazsa yıl sonunda beklenmedik faturalar ve bütçe tartışmaları gündeme gelebilir. Ücret modeli ve tutarlar, şirketin ihtiyacına göre vekille birlikte ve şeffaf biçimde belirlenir.

Sözleşmede şirket tarafında kimin muhatap olacağı ve kimin talimat vermeye yetkili olduğu da belirtilmelidir. Vekile farklı birimlerden birbirinden habersiz talimatlar gelmesi, hem vekilin işini zorlaştırır hem de şirket içinde çelişkili kararlara yol açabilir. Hukuk birimi veya bir fikri mülkiyet sorumlusu, talepleri toplayıp önceliklendiren tek muhatap olarak atanabilir. Gizlilik yükümlülükleri, vekilin rakip bir şirkete hizmet vermesi hâlinde çıkar çatışmasının nasıl yönetileceği ve ilişkinin sona ermesi durumunda dosyaların nasıl devredileceği de sözleşmenin yer vermesi gereken konular arasındadır. Bu hükümler, ilişki iyi giderken konuşulduğunda daha kolay uzlaşılır.

Vekil, avukat ve iç ekip: kim neyi yapar?

Kurumsal vekillik hizmeti, marka ve patent işlemlerinde idari süreçleri, danışmanlığı ve strateji geliştirmeyi kapsar. Ancak bir ihlal davası açılması veya şirkete karşı açılan bir davada savunma yapılması gibi yargı süreçleri avukatlık hizmeti gerektirir. Marka ve patent vekilliği ile avukatlığı birlikte yürüten bir ofisle çalışmak, idari süreçten davaya geçişte dosyanın tek elden yürütülmesini sağlar; ayrı çalışılıyorsa vekil ile avukatın bilgi paylaşımı sözleşmede öngörülmelidir. Gümrükte taklit ürünlere el konulması gibi süreçler ise gümrük mevzuatıyla da ilgili olduğundan ayrıca koordinasyon gerektirebilir ve gümrük idaresiyle yapılacak yazışmaların sorumlusu önceden belirlenmelidir.

Şirket içindeki ekiple iş bölümü de en az dış ilişki kadar netleşmelidir. Büyük şirketlerde hukuk birimi günlük sözleşme işlerini yürütürken vekil, uzmanlık gerektiren fikri mülkiyet konularına odaklanabilir. Küçük ve orta ölçekli işletmelerde ise vekil çoğu zaman şirketin fikri mülkiyet birimi gibi çalışır. Her iki durumda da vekilin, şirketin stratejik planlarından, yeni pazarlardan ve ürün yol haritasından haberdar edilmesi, önerilerinin isabetini artırır. Bu bilgi akışı için yılda bir veya iki kez yapılacak planlama toplantıları, sürekli ilişkinin kalitesini belirleyen basit ama etkili bir araçtır.

Sorunları büyümeden görmek için sürekli bir göz

Kurumsal vekillik, fikri mülkiyeti tek tek başvurulardan oluşan bir iş listesi olmaktan çıkarıp şirketin günlük işleyişine yerleştirir. Sürekli danışmanlık, portföy yönetimi, eğitim ve sözleşme incelemesini birleştiren, kapsamı ve muhatapları yazılı olarak tanımlanmış bir ilişki, ürün lansmanlarından ihracata kadar pek çok kararda riskleri erkenden görmenizi sağlar. Doğru kapsam, şirketinizin büyüklüğüne ve büyüme hızına göre birlikte belirlenmeli ve şirket büyüdükçe yeniden gözden geçirilmelidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Kurumsal vekillik hizmeti hangi şirketler için uygundur?

Düzenli olarak yeni ürün çıkaran, birden fazla markası ve tasarımı bulunan, ihracat yapan veya sık sözleşme imzalayan şirketler için sürekli bir ilişki daha verimli olabilir. Yılda birkaç başvuru yapan işletmeler için ise dosya bazlı çalışma yeterli olabilir; tercih somut ihtiyaca ve bütçeye göre yapılmalıdır.

Kurumsal vekillik hizmeti dava süreçlerini de kapsar mı?

Bu, hizmet sözleşmesine bağlıdır; ancak dava süreçleri avukatlık hizmeti gerektirir ve çoğu zaman sabit kapsamın dışında tutulur. Marka ve patent vekilliği ile avukatlığı birlikte yürüten bir ofisle çalışmak, idari süreçten davaya geçişi kolaylaştırır. Kapsam sözleşmede açıkça yazılmalıdır.

Resmî ücretler kurumsal hizmet bedeline dahil midir?

Genellikle dahil değildir. TÜRKPATENT ve yabancı ofislere ödenen resmî ücretler ayrıca yansıtılır ve güncel tutarları ilgili tarifeden teyit edilmelidir. Hangi kalemlerin sabit hizmet bedeline dahil olduğu, hizmet sözleşmesinde ayrıntılı olarak belirtilmeli ve faturalarda ayrı kalemler hâlinde gösterilmelidir.